Apa itu Proposal kegiatan ?
Proposal adalah terjemahan dari kata “proposal” yang artinya “usul” Sehingga proposal kegiatan adalah usulan/uraian suatu kegiatan yang direncanakan pelaksanaannya.
Pada Saat Kapan Proposal Dibuat ?
Dibuat pada saat kita akan melakukan suatu kegiatan. Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil atau besar, yang intinya dengan proposal, panitia mencoba melakukan usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu.
Proposal adalah terjemahan dari kata “proposal” yang artinya “usul” Sehingga proposal kegiatan adalah usulan/uraian suatu kegiatan yang direncanakan pelaksanaannya.
Pada Saat Kapan Proposal Dibuat ?
Dibuat pada saat kita akan melakukan suatu kegiatan. Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil atau besar, yang intinya dengan proposal, panitia mencoba melakukan usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu.
Dapat berupa proposal permohonan bantuan (biasanya berupa bantuan materiil/dana/barang) atau berbentuk pula proposal penawaran kerjasama yang sifatnya simbiosis mutualisme (saling menguntungkan) = win-win cooperation.
Siapa yang Membuat Proposal dan Kepada Siapa Proposal Dibuat ?
Proposal disusun secara bersama-sama oleh kepanitiaan yang terbentuk. Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak tertentu seperti : pihak donatur dan pihak sponsor.
Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan bantuan berupa bantuan materiil/barang/dana yang diberikan secara cuma- cuma tanpa imbal balik serupa. Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang memiliki ketertarikan terhadap jenis kegiatan yang direncanakan dan bersedia membantu kelancaran kegiatan secara positif.
Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran kerjasama yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak panitia dengan pihak sponsor. Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang melakukan promosi/pemasaran terhadap suatu produk tertentu.
Bentuk kerjasama dengan pihak sponsor berupa hubungan timbal balik dimana panitia akan meminta sejumlah uang/barang/fasilitas untuk mendukung kegiatan, sedangkan pihak sponsor meminta fasilitas dimana ia dapat mempromosikan/memasarkan produknya.
Susunan Proposal
- Halaman Judul.........................
- Latar Belakang.........................
- Tujuan Kegiatan.......................
- Nama dan Tema Kegiatan........
- Bentuk Kegiatan......................
- Peserta.....................................
- Penyelenggar...........................
- Jadwal dan Lokasi Kegiatan....
- Susunan Acara.........................
- Susunan Panitia.......................
- Rencana Anggaran..................
- Penutup...................................
- Penawaran Kerjasama.............
Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiat an.
Latar Belakang
Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan. Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus.
Tujuan Kegiatan
Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan. Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting.
Nama dan Tema Kegiatan
Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan
Contoh :
Bentuk Kegiatan
Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan.
Contoh : dengan tema “Silaturrahim didunia maya itu penting, tapi silaturrahim didunia nyata itu lebih penting” bentuk kegiatannya sebagai berikut :
Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu. Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi.
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan
Susunan Acara
Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai. Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.) Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan.
Susunan Panitia.
Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk. Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.
Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperluka. Disusun secara sederhana tetapi tetap mengguna kan prinsip penyusunan keuangan
Penutup
Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan. Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiat an.
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor. Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Contoh
Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri FKLB, pihak sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :
Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :
Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan kompensasi yang disanggupi oleh panitia. Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat menarik minat sihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan. Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak.
Sumber : internet
- Nama kegiatan : Silaturrahim Anggota dan Pembentukan pengurus Forum Komunikasi Lubai Bersaudara (FKLB) periode tahun 2013-2015.
- Tema kegiatan : “Silaturrahim didunia maya itu penting, tapi silaturrahim didunia nyata itu lebih penting.
Bentuk Kegiatan
Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan.
Contoh : dengan tema “Silaturrahim didunia maya itu penting, tapi silaturrahim didunia nyata itu lebih penting” bentuk kegiatannya sebagai berikut :
- Hari keakraban Sanak serumpun Lubai
- Penampilan seni tari dan seni suara Lubai
- Pembentukan kepengurusan FKLB periode 2013-2015
Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan.
Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu. Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi.
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan
Susunan Acara
Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai. Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.) Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan.
Susunan Panitia.
Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk. Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.
Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperluka. Disusun secara sederhana tetapi tetap mengguna kan prinsip penyusunan keuangan
Penutup
Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan. Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiat an.
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor. Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :
- Kegiatan diikuti / dihadiri oleh banyak orang
- Ada kesempatan untuk display /selling product
- Kemudahan administrasi dan birokrasi
- Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”
Contoh
Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri FKLB, pihak sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :
- Pemasangan 1o spanduk rentang di titik strategis
- Dominasi logo perusahaan pada backdrop
- 25 ID card panitia
- 1000 lembar pamphlet
- 25 kaos panitia
- Spot media
- Announce by MC selama Main Show
- Sharing / demo produk pada puncak acara
- Pemasangan 30 standing banner produk selama Main show
Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :
- Sponsor Tunggal – keseluruhan anggaran
- Sponsor Utama – Rp 5 juta
- Sponsor Madya – Rp 3 juta
Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan kompensasi yang disanggupi oleh panitia. Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat menarik minat sihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan. Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak.
Sumber : internet
