Panitia

Panitia adalah suatu kelompok dalam pengelolaan dan pelaksanaan terhadap bentuk kegiatan. Tujuan pembentukan panitia adalah agar dalam kegiatan terdapat organisasi yang dapat mengkoordinasikan pagelaran dengan efektif dan efisien. Kepanitian dibagi menjadi dua:

1. Steering Comitee (panitia pengarah) yang berfungsi sebagai pengarahan penasihat, dan pemberi pentujuk kepada kelompok dibawahnya dalam menjalankan tugas.
2. Organizing Comitee (panitia pelaksana) mempunyai tugas melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan secara langsung dilapangan.

Susunan dalam panitia pertemuan Anggota Forum Komunikasi Lubai Bersaudara (FKLB) meliputi Anggota FKLB yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan struktur kepanitiaan yang akan dibentuk. Struktur kepanitiaan secara sederhana adalah sebagai berikut:

Ketua Panitia.

Tugas ketua panitia adalah untuk dapat mengkoordinasikan anggota panitia dalam memutuskan segala sesuatu yang dianggap perlu untuk kelangsungan pertemuan, membagi tugas kepada setiap koordinator, memantau kinerja kepanitiaan, serta memiliki wewenang penuh terhadap anggota panitia.

Wakil ketua 

Tugas wakil ketua panitia membantu kelancaran tugas ketua panitia untuk kelancaran penyelenggaraan pertemuan Anggota FKLB.

Sekretaris

Tugas sekretaris panitia sebagai koordinator yang mengurusi surat-surat baik formal maupun non formal yang dibutuhkan dalam pagelaran, mencatat hasil dari setiap rapat (membuat notulensi) sampai dengan pembuatan prosposal.

Bendahara

Tugas Bendahara mengelola keuangan dalam kepanitiaan baik uang keluar maupun uang masuk atas persetujuan ketua panitia maupun wakilnya.

Seksi-seksi

1. Seksi Publikasi, bertugas menyebarkan pemberitaan pertemuan Anggota FKLB yang akan berlangsung. Pemberitaan dapat berupa brosur, spanduk, pengumuman secara lisan dan lain sebagainya. Serta memproses surat izin dalam mengadakan acara pagelaran.
2. Seksi Usaha (dana), bertugas mencari sumber dana maupun sponsor yang diperlukan untuk kegiatan pertemuan Anggota FKLB dan dengan menyebarkan proposal.
3. Seksi Perlengkapan dan dekorasi, bertugas dalam persiapan panggung dengan penyusunan baik dari segi tempat/ruang tata panggung, menghias panggung, sampai dari alat musik maupun kebutuhan material dari pertemuan Anggota FKLB.
4. Seksi Acara, bertugas menyusun acara yang akan berlangsung dalam pertemuan Anggota FKLB dengan penjadwalan yang jelas (rundown), dan dapat juga merangkap sebagai MC (Master of Ceremony).
5. Seksi Dokumentasi, bertugas mengabadikan acara pertemuan Anggota FKLB baik dengan menggunakan media foto maupun video dari setiap penampilan dalam pertemuan.
6. Seksi Konsumsi, bertugas untuk menyusun daftar menu dengan menghitung jumlah yang akan mendapatkan konsumsi, baik untuk tamu undangan, peserta pertemuan Anggota FKLB maupun panitia pertemuan itu sendiri.

Menyusun Pagelaran

Sebelum menyusun kegiatan pertemuan Anggota FKLB, terlebih dahulu adalah menentukan tema. Penentuan tema bisa didasarkan pada jenis peristiwa monumental seperti, Dengan pertemun Anggota FKLB, kita tingkatkan silaturrahim dan tingkatkan Apresiasi Seni Budaya Lubai.

 

Karena tema adalah ide dasar pokok pertemuan, maka setidaknya sebelum mengadakan pertemuan, perlu adanya analisa latar belakang terjadinya peristiwa yang dapat diangkat menjadi tema dengan persyaratan sebagai berikut:

1. Aktual
2. Singkat dan jelas
3. Waktunya terbatas

Setelah tema terbentuk, kemudian menyusun proposal yang memiliki banyak fungsi seperti, sumber pencarian dana/sponsor, pemahaman program dan rencana pelaksanaan. Proposal itu sendiri memiliki arti sebagai rencana yang dituliskan dalam bentuk rancangan kerja. Bentuk isi proposal terdiri dari:

1. Nama kegiatan : Pertemuan Anggota FKLB
2. Latar belakang, berisi dasar yang digunakan sehingga ide pertemu an muncul.
3. Dasar Pemikiran, yaitu memuat hal-hal, surat-surat keputusan.
4. Pelaksanaan, memuat waktu pelaksanaan kegiatan pagelaran meliputi, hari, tanggal, waktu dan tempat.
5. Pelaksana, yaitu susunan kepanitiaan. 
6. Anggaran, berisi rencana anggaran yang akan digunakan selama pagelaran berlangsung. 
7.  Acara, memuat susunan acara yang akan ditampilkan. 
8. Lain-lain, surat-surat yang mendukung pelaksanaan. 
9. Penutup, berisi kata penutupan dari proposal tersebut. Diakhir proposal tunjukkan dengan tanda tangan ketua panitia, sekretaris dan diketahui/ disetujui oleh steering comitee.

Karena dalam pertemuan Anggota FKLB akan menggelar seni dan budaya Lubai diperlukan persiapan yang baik, maka dibutuhkan adanya suatu penjadwalan. Susunan penjadwalan kegiatan Apresiasi seni dan budaya Lubai, meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Menyiapkan pemain yang tampil baik individu maupun kelompok.
2. Mempersiapkan jenis musik dan lagu yang akan ditampilkan.
3. Mengadakan General Repetion atau gladi bersih.
4. Melakukan checking akhir terhadap kesiapan Apresiasi Seni dan Budaya Lubai baik dari kesiapan panitia, pemain serta tempat pertemuan.
5. Membuat draft penampilan atau susunan acara.

Apabila penjadwalan pertemuan dan apresiasi seni dan budaya Lubai telah selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menyusun acara pertemuan. Untuk membuat susunan acara pertemuan, harus diketahui dengan jelas tentang:

1. Waktu pelaksanaan
2.  Para pemain beserta jenis lagu yang akan dibawakan.
3. Urutan acara dengan penampilan waktu (menit) yang digunakan.

Setelah acara telah selesai disusun, kemudian yang diperlukan sebelum waktu pertemuan adalah menata tempat yang akan digunakan. Penataan ruang melibatkan seksi perlengkapan dan dekorasi bekerja sama dengan anggota-anggota yang lain. Penataan ruang harus memiliki kaidah-kaidah, antara lain sebagai berikut:

1. Keindahan dan kerapian tempat.
2. Kenyamanan dan keamanan, baik untuk peserta, panitia, maupun penonton.
3. Nilai Artistik yang tinggi.

Tempat pertemuan dapat dilakukan didalam ruangan (indoor) maupun di luar ruangan (out door). Kebutuhan tempat dapat disesuaikan dengan bentuk pertemuan. Jika memang tempat pertemuan direncanakan untuk menampung peserta yang banyak, dapat dilakukan di luar ruangan. Sedangkan jika memang peserta dibatasi dengan undangan, pertemuan dapat dilakukan didalam ruangan.

 Tujuan pertemuan

1. Memberikan hiburan kepada masyarakat.
2. Menumbuhkan motivasi untuk berkarya bersama.
3.  Melestarikan budaya.
4. Sebagai sarana apresiasi.

Fungsi Pertemuan

Pertemuan Anggota FKLB mempunyai fungsi baik secara langsung maupun tidak langsung. Manfaat yang langsung adalah sarana untuk berkumpul bertatap muka langsung, yang selama ini dapat bertemu melalui tulisan didunia maya. Sedangkan manfaat tidak langsung nya adalah dapat untuk melestarikan seni dan budaya Lubai.