Proposal kegiatan FKLB

Halaman Judul

Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan.


Latar Belakang
Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan. Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus.

Tujuan Kegiatan
Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan. Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting.

Nama dan Tema Kegiatan
Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan
  Contoh :

• Nama kegiatan : Silaturrahim Anggota dan Pembentukan pengurus Forum Komunikasi Lubai Bersaudara (FKLB) periode tahun 2013-2015.

• Tema kegiatan : “Silaturrahim didunia maya itu penting, tapi silaturrahim didunia nyata itu lebih penting.

Bentuk Kegiatan
Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan.
Contoh : dengan tema “Silaturrahim didunia maya itu penting, tapi silaturrahim didunia nyata itu lebih penting” bentuk kegiatannya sebagai berikut :

• Hari keakraban Sanak serumpun Lubai
• Penampilan seni tari dan seni suara Lubai
• Pembentukan kepengurusan FKLB periode 2013-2015

Peserta
Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan
Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan

Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi

Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan


Susunan Acara
Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai.
Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)
Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan


Susunan Panitia
Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.


Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan
Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan


Penutup
Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan


Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :
- Kegiatan diikuti / dihadiri oleh banyak orang
- Ada kesempatan untuk display /selling product
- Kemudahan administrasi dan birokrasi
- Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor


Contoh
Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri X, pihak sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :

- Pemasangan 1o spanduk rentang di titik strategis
- Dominasi logo perusahaan pada backdrop
- 25 ID card panitia
- 1000 lembar pamphlet
- 25 kaos panitia
- Spot media
- Announce by MC selama Main Show
- Sharing / demo produk pada puncak acara
- Pemasangan 30 standing banner produk selama Main show
Dapat juga dipilah lagi menjadi Sponsor Utama – 75% dari anggaran, Sponsor Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan – 25% dari anggaran
Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :

- Sponsor Tunggal – keseluruhan anggaran
- Sponsor Utama – Rp 5 juta
- Sponsor Madya – Rp 3 juta

- Dst
Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan kompensasi yang disanggupi oleh panitia
Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat menarik minat sihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan
Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak